TOP 7 ERROS encontrados em uma Conciliação assertiva!

1. Erro de Taxas Administrativas Muitos lojistas – e pode ser que você se identifique aqui – conferem suas taxas administrativas somando o valor bruto das vendas (separando por bandeira e condição de venda) e subtraindo o valor da taxa. No acumulado, isso pode dar certo. E se isso der certo, ou você não teve problemas com taxas neste período, ou a Adquirente cobrou um valor maior por algumas vendas e um valor menor por outras vendas, te dando a falsa impressão que tá tudo bem. Correto: Conciliar venda por venda (uma por uma), considerando a Adquirente, taxa negociada, bandeira e condição de venda.

2. Venda não capturada/registrada O lojista passou o cartão do cliente na máquina (ou no site), transação foi aprovada pela Adquirente, entregou o produto para o cliente (saiu com ele da loja ou recebeu em casa), e esperou o pagamento dessa transação em seu banco, o que nunca aconteceu. Embora a Adquirente tenha aprovado a venda, ela não registrou a mesma em seu sistema, ou seja, essa venda se perdeu e somente existiu para o lojista. Correto: Conciliar as vendas a partir do Extrato Eletrônico das Adquirentes e ter sempre um registro do lado do lojista para confrontar/auditar, nem que seja o saldo total vendido no dia anterior. É importante questionar os números das Adquirentes e não os adotá-los como única verdade.

3. Depósito Pendente Você – lojista – vendeu, viu que a transação foi registrada pela Adquirente, esperou até o dia de receber por ela e o valor que entrou no banco foi menor. Clássico! Agora você está com uma diferença e não sabe de qual natureza é, pode ser uma venda não paga (é disso que estamos falando nesse item), pode ser uma taxa administrativa cobrada a maior e que deu diferença no saldo pago… O lojista fica perdido e, por não conseguir descobrir o problema, acaba fazendo ajustes no caixa para “tapar” o prejuízo. Correto: Fazer a conciliação bancária pela ferramenta de conciliação, importando o CNAB240 ou o OFX, para que seja apontada a venda que não foi paga no dia.

4. Aluguel de POS Diversos clientes já tiveram a ilusão de terem sido isentados da taxa de POS ao fechar contrato com a Operadora de cartão. Como trata-se de um valor descontado do montante a ser pago pela Adquirente ao lojista, não há o menor controle desse tipo de ocorrência se não for por uma plataforma de conciliação. Clientes CashMonitor encontraram (i) valores sendo cobrados mensalmente quando tinham isenção, (ii) valores cobrados a maior do que o negociado, (iii) valores cobrados por maquininhas a mais do que tinham em loja, (iv) valores cobrados por maquininhas quebradas e substituídas. Correto: Conciliar as taxas e ajustes por valores e quantidades no conciliador. [PS: Conciliar não é demonstrar apenas, conciliar é auditar valores de duas ou mais fontes diferentes.]

5. Antecipação a maior Esse tipo de erro não atinge somente quem faz Antecipação, e é por isso que elencamos esse item também. Alguns clientes, após iniciarem as conciliações, descobrem que uma de suas maquininhas está com Antecipação automática, ou seja, há uma chave habilitada para que toda a venda passada nela seja automaticamente antecipada (por taxas gigantes!). Na maioria das vezes, isso ocorre quando a maquininha é substituída por conta de um problema! Para os lojistas que efetivamente antecipam, ao longo do tempo, notou-se que o saldo antecipado era diferente do saldo informado pela Adquirente, ou seja, o cliente solicitou R$ 100, a Adquirente antecipou R$ 100 e informou no extrato eletrônico R$ 150. Nesse caso, esses R$ 50 foram desagendados a mais do que o necessário, não foram pagos na antecipação e nem serão recebidos futuramente. Correto: Fazer conciliação BANCÁRIA é primordial, nesse caso. Além disso, o conciliador deve trabalhar com os extratos de antecipação mesmo para os clientes que não antecipam.

6. Cancelamento & Chargeback Indevido Muitos clientes CashMonitor identificaram, pela ferramenta, que vendas canceladas também estavam sofrendo contestações (chargebacks). Isso se deve, muitas vezes, por um não cruzamento de base de vendas canceladas e chargebacks dentro das Adquirentes e que acaba indo para os lojistas para que respondam por estas. Correto: Fazer conciliação entre cancelamentos e chargebacks para identificar duplos, triplos débitos da mesma venda.