Aprenda agora como fazer conciliação de cartões em pequenas empresas

Pequenos negócios têm necessidades especiais, uma vez que sua capacidade de investimento (de dinheiro e tempo) é reduzida. Mesmo assim, a conciliação de cartões em pequenas empresas vale a pena.

Vendas em cartões de crédito ou débito se tornaram praticamente onipresentes no Brasil, nos últimos 15 anos. Não dar a devida atenção a essas transações pode significar grande perda financeira no fim do mês.

Neste artigo, você vai aprender como e por que realizar a conciliação de cartões em pequenas empresas. Vai, ainda, ficar a par de alguns erros comuns cometidos por negócios em crescimento e saber como evitá-los. Boa leitura!

O que significa a conciliação de cartões?

Se você tem o hábito de registrar todas as entradas com cartões de crédito e débito separadamente dos pagamentos em dinheiro, por exemplo, já é um bom começo. Melhor ainda se for metódico a ponto de apontar as datas das transações e quais bandeiras de cartão de crédito foram utilizadas em cada uma.

A conciliação de cartões acontece quando você faz a comparação entre esses registros, o extrato de cada uma das maquininhas das adquirentes (Getnet, Cielo, Rede, Mercado Pago e outras) e os valores que elas efetivamente depositaram na conta da sua empresa.

Repare que não adianta verificar se os dados das suas planilhas e do extrato das máquinas estão iguais. Muitas vezes, há discrepância entre o que está no extrato e o que foi depositado também, e o prejuízo acontece do mesmo jeito.

Por que a conciliação de cartões em pequenas empresas é importante?

Não é porque esse processo é realizado automaticamente pelas plataformas das adquirentes que ele não pode conter erros. Existem diversos mecanismos de conferência de valores realizados internamente por elas e, como era de se esperar, muitas chances de erros humanos ou tecnológicos.

Acontece que esses erros saem muito mais caro para pequenas empresas, cujo orçamento é muito enxuto. Negócios em crescimento têm capital de giro menor e, por isso, são mais suscetíveis do ponto de vista financeiro.

Além do mais, imagine se o valor que é depositado a menos fosse reinvestido nas suas estratégias? Com certeza, isso aceleraria o seu crescimento e geraria mais lucros.

Ou seja, o procedimento da conciliação de vendas com cartões em pequenas empresas ajuda a saúde financeira e possibilita crescimento e maior visão dos negócios.

Como fazer a conciliação em pequenas empresas?

Abaixo, listamos um passo a passo para que você comece a realizar esse procedimento. É bom reforçar que, se você considerar que não tem recursos internos suficientes para fazê-lo manualmente, vale a pena investir em uma plataforma.

Na maior parte das vezes, esse investimento se paga e ainda gera enorme economia para você. Veja quais são as etapas para realizar uma conciliação financeira metódica.

Registre as informações de venda

Comece a discriminar quais vendas foram feitas em cartões, assim como a bandeira do cartão e se a opção foi feita no crédito ou débito. Se fizer isso, ainda que de forma manual em planilhas, você vai poder conferir mais facilmente com o extrato de cada adquirente.

Confira as taxas cobradas

O contrato com a adquirente discrimina qual valor das taxas foi acordado entre você a prestadora de serviços. Seja por erro, seja por atualização dessas alíquotas, sem a consulta ao lojista elas podem mudar sem que você saiba.

Com base em uma boa conciliação, é possível constatar isso e contestar a cobrança com a adquirente, recebendo o dinheiro de volta. O mesmo vale para a mensalidade das maquininhas, por exemplo.

Registre as datas de pagamento de cada venda

Encontrar cada transação em um extrato longo pode dar muita dor de cabeça. Além disso, é comum que muitas vendas tenham o mesmo valor, se o produto vendido for o mesmo, por exemplo.

Logo, é importante anotar também as datas de cada transação. Isso facilita, inclusive, o processo de contestação de valores, já que você vai saber explicar quando ele foi cobrado e demonstrar na sua planilha que não há dados a esse respeito.

Confira o montante depositado

Se o valor depositado condiz com aquele que a sua planilha acusa, é um bom sinal. No entanto, lembre-se que o seu fluxo de caixa conta o mês do dia primeiro ao trinta ou trinta e um.

As datas de fechamento das adquirentes, por outro lado, podem levar em consideração ciclos financeiros diferentes, o que dificulta um pouco a conciliação. Mais um motivo, aliás, para você ficar atento às datas.

Aposte na tecnologia

Que o orçamento de pequenas empresas é curto não é novidade. No entanto, é necessário salientar que certos gastos devem ser vistos não como despesas, mas como investimento.

Lembre-se que o seu tempo e dos seus colaboradores entram na gestão de recursos. Por exemplo, será que o valor gasto com uma plataforma de conciliação de cartões não seria facilmente recuperado pelo ganho que você teria empregando esse tempo em outras questões estratégicas?

Além disso, como dissemos acima, não é raro que o serviço de conciliação se pague com sobras apenas se pensarmos na economia originada pelo fim dos erros em extratos e depósitos.

Mantenha o controle atualizado

O trabalho de contabilizar entradas oriundas de vendas com cartões de crédito e débito é um pouco trabalhoso. Logo, é comum que os colaboradores comecem essa tarefa e a abandonem depois de um tempo para cuidar de outras que julgam mais importantes.

Sejam quais forem esses outros afazeres, saiba que eles não são mais importantes! Ao fazer a conciliação, você vai lidar diretamente com o seu capital, o dinheiro que entra mensalmente no caixa da sua empresa.

O impacto de perdas financeiras decorrentes de erros em pequenos negócios pode ser muito nocivo. Evite esse problema e economize bastante fazendo a conciliação de cartões em pequenas empresas. Em uns poucos meses, você vai notar a diferença.

Ainda não está convencido das vantagens dessa prática para o seu negócio? Passou por alguma situação chata ou constrangedora ao reportar erros a uma adquirente? Deixe seu comentário abaixo, relatando suas experiências!