Conciliação bancária: entenda como funciona

Por trás de atividades rotineiras do empreendedor, devem estar sempre o planejamento estratégico da empresa e a visão de longo prazo dos negócios. A conciliação bancária é um fator muito importante para que essa máxima seja aplicada no seu negócio e, por isso, ela é o assunto que vamos abordar desta vez.

De fato, pequenas discrepâncias entre aquilo que você contabiliza como recebido e o que é efetivamente depositado na conta da sua empresa fazem muita diferença. Ao longo de um ano, isso pode significar dinheiro suficiente para atrapalhar todo o seu planejamento.

Veja, neste artigo, o que é conciliação bancária, um passo a passo para realizar esse procedimento mensalmente e que tipo de solução é ideal para automatizar essa função. Acompanhe!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é uma comparação entre duas fontes financeiras distintas, que devem conter os mesmos dados. Assim, por exemplo, você pode usar o extrato da conta bancária da sua empresa e os dados do arquivo de pagamento das Adquirentes para fazer a conciliação dos recebíveis.

Dependendo do volume de vendas que você realiza, esse processo pode ser bem simples. No entanto, todo o planejamento estratégico depende dele, assim como as decisões que você toma com base nos números que a sua empresa gera.

Por exemplo, é possível que você, como boa parte dos empreendedores, espere chegar o fim do ano para realizar um balanço financeiro. Ao fazer isso, pequenas diferenças mensais que não foram contabilizadas pela falta de conciliação bancária já se tornaram grandes quantias.

Ou seja: você se depara com um grande prejuízo que foi construído mês a mês, por pequenos erros de depósitos bancários e pagamentos. Ou, pior: você ignora essa diferença, e o seu balanço parece muito melhor do que realmente é. Com base nele, você toma decisões equivocadas e planeja o próximo ano de forma muito mais otimista do que deveria.

A conciliação parece um detalhe a mais na sua rotina contábil, mas está longe de ser apenas isso.

Como fazer uma conciliação bancária?

Por tudo o que explicamos, a conciliação bancária não é apenas mais uma atitude visando à segurança das contas mensais do negócio. Ela impacta toda a gestão.

Para você começar a realizar esse procedimento, fazemos um passo a passo a seguir. Antes de começar a leitura, porém, vale lembrar que todas as movimentações financeiras que incidem sobre a conta da empresa são passíveis de uma conciliação. Alguns exemplos:

• boletos a receber;
• recebíveis de cartões de crédito;
• recebíveis de cartões de débito;
• vouchers;
• tarifas bancárias que incidem sobre cada uma dessas operações.

Com essas movimentações em mente, você pode realizar a conferência das suas contas em quatro passos simples.

Monitore o fluxo de caixa diariamente

A conciliação bancária começa com a coleta rigorosa dos dados financeiros. Você deve anotar tudo o que é vendido diariamente, evitando erros e lembrando que existem tarifas envolvidas nessas transações. Se essa tarefa parecer sufocante, pode ser a hora de contratar uma maquineta TEF para a sua empresa. Ele é muito útil, por exemplo, para comércios que têm altos volumes de vendas, registrando inúmeras transações diárias.

Verifique os saldos

O segundo passo é comparar as vendas previstas de recebimento em seu sistema com o saldo da conta bancária da empresa. O saldo comparado deve ser líquido das cobranças de taxas, débitos de cancelamentos e chargebacks previstos. Ness etapa, erros no caixa já ficarão evidentes.

Confronte informações internas e registros

Essa é a etapa de analisar as diferenças em cada fonte de dados. Algumas conclusões bem interessantes podem surgir dessa etapa. Por exemplo, você pode atentar para as datas dos pagamentos verificando se correspondem àqueles que estão em seu sistema. Isso ajuda a corrigir erros de entrada nos dados das vendas.

Permite, ainda, atentar para o valor das taxas de determinadas transações, corrigir outros problemas no caixa, como valores digitados erradamente, ausência de detalhes sobre parcelamento de compras, datas e valores, entre outros.

Corrija e armazene

Uma vez constatadas essas inconsistências, é muito importante que você faça a correção no caixa imediatamente. E, em seguida, que armazene as informações que conseguiu, mostrando-as aos operadores. Isso pode ajudá-los a evitar esses erros no futuro. Boa parte dos equívocos, aliás, tende a se repetir seguindo certo padrão, principalmente em momentos de grande movimento na sua loja.

A persistência dessas questões, por sinal, pode ser um indício de que você precisa de uma equipe maior ou mais bem treinada no seu setor de vendas. Sobrecarregar esses funcionários vai fazer com que os erros aumentem e, com eles, o prejuízo.

Por que a CashMonitor é a melhor opção?

Para muitos empreendedores, fazer o acompanhamento diário do fluxo de caixa é uma tarefa árdua. Dependendo do tipo de estabelecimento no qual você está à frente, as vendas diárias podem chegar à casa dos milhares.

Se esse é o seu caso — ou se você simplesmente não tem tempo nem dinheiro para investir em um novo colaborador para essa função —, o melhor é contratar uma solução de automação financeira.

Ao fazer isso, dê preferência a uma empresa que não tem nenhum vínculo com as adquirentes do cartão de crédito. Afinal, erros por parte dessas adquirentes também podem atrapalhar o seu controle de recebíveis, e o melhor é investir em uma empresa parceira isenta desse conflito de interesse para realizar essa conferência automaticamente.

A CashMonitor realizou mais de 55 milhões de conciliações só em 2018. Entre os nossos clientes estão grandes empresas de renome, assim como novos empreendedores que vislumbram o crescimento de seu negócio.

Oferecemos serviços de conciliação de cartões, verificação de cobrança de taxas indevidas, conciliação de vendas provisionadas, conciliação bancária, de cancelamento e chargeback, e integração com os sistemas ERP mais renomados.

Se quiser dispor dessa comodidade e ganhar tempo para se dedicar a outras atividades, entre em contato conosco. Estamos prontos para ouvir as suas dúvidas e escolher a melhor solução em automação financeira para você!