Integrando o Conciliador ao ERP e Sistemas
A integração do conciliador com sistemas e ERPs é uma parte fundamental no processo. Se você não sabe o que isso significa, vou te explicar.
Toda vez que você tem uma venda realizada e inclui em seu sistema, automaticamente é calculada uma data de pagamento dessa transação (ou seja, de recebimento pelo lojista) que normalmente segue a regra da condição da venda (ex: débito -> dia seguinte, crédito ou a vista -> 30 dias, parcelado em 3x -> 30, 60 e 90 dias).
Quando isso ocorre, o seu sistema já cria um contas a receber pelas datas calculadas e te mostra de forma clara e objetiva quanto e quando você receberá.
Para surpresa de alguns, principalmente se você está iniciando no mundo de conciliação, essas datas e valores não necessariamente batem com as datas e valores creditados no banco.
Isso ocorre porque não se trata de uma regra fechada de 30 dias para pagamento a partir da realização da venda, pode ser 31, 32, 33 dias, finais de semana e feriados também impactam na data do recebimento.
Assim, o seu contas a receber dentro do sistema fica completamente desatualizado em comparação com o conciliador de cartões.
Para solucionar isso e tornar o processo mais simples, nós criamos essa integração entre sistemas (pode ser via API ou arquivo de layout definido). Sendo assim, todas as vezes que você realiza uma venda, independente da data calculada pelo seu ERP, o nosso arquivo de provisão para atualizar essa data com a realidade informada pela Operadora de cartão (Adquirente). Na prática, se o seu sistema apresentar um recebível de cartão para 30 dias, mas a Adquirente informar 32 dias para o conciliador, o arquivo de provisão irá atualizar automaticamente de 30 para 32 dias!
O mesmo acontece para a baixa (ou recebimento) da venda.
Com o arquivo de baixa do conciliador de cartão, você não precisará manualmente identificar as vendas que foram pagas a você no dia e “liquidá-las” no seu contas a receber. O conciliador se comunicará através de arquivo ou API com seu sistema e irá liquidar as vendas que foram recebidas no extrato de conta corrente (importante ter uma boa conciliação bancária para ter certeza que foram recebidas mesmo, e não confiar apenas no que a Adquirente informa que depositou!)
Muitos clientes interrompem essa rotina quando percebem que alguns títulos não foram baixados, é preciso ter atenção com isso pois pode significar que a venda não foi liquidada ou você precisa de ajuda para configurar alguma “segunda chave” no seu ERP.
Esse processo automático de provisão e baixa de vendas de cartão pelo conciliador no ERP impede que você perca tempo e que baixe transações que ainda não foram liquidadas!
Ah! Importante lembrar que o processo de baixa pelo arquivo da Adquirente (EDI) não é “conciliação”, ok? Se você importa o extrato eletrônico no ERP para baixar os títulos, seja no momento da captura da transação ou no dia do recebimento, você pode estar incorrendo em um grave erro; confiar no que a Adquirente informa sem auditar essas informações.
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