5 erros mais cometidos nas operações de recebimento de vendas com cartão

Se faz parte da realidade da sua empresa um fim de mês atribulado, de negociação e pagamento de fornecedores, fechamento de mês e conferência de recebimentos com cartão, este artigo foi escrito para você.

Manter o controle das entradas no cartão, especificamente, é um ponto muito importante. Afinal, são grandes as chances de a maior parte das suas vendas virem daí, hoje em dia. Além disso, esse controle é um primeiro passo para a saúde do caixa da empresa e o planejamento financeiro.

Neste artigo, vamos explicar a importância do controle dos recebimentos de vendas com cartão e os cinco erros mais comuns que você deve evitar. Leia até o fim!

Por que ter controle rigoroso dos recebimentos com cartão

Não é difícil perceber que, hoje, os pagamentos com cartão de crédito e débito são a opção favorita da maior parte dos consumidores. E isso não é à toa: esse tipo de transação é mais prático e seguro, seja para quem compra, seja para quem vende.

No entanto, as vendas no cartão também demandam organização. Se, por um lado, você não precisa manter dinheiro em caixa e dar troco a cada nova venda — o que facilita a logística de pagamento e agiliza a fila nos caixas —, por outro pode acabar perdendo as contas nos dias de maior movimento se não fizer uma conciliação de cartão.

As entradas nos cartões de crédito e débito, se controladas corretamente, ajudam no crescimento do negócio. São um primeiro passo, que garante organização financeira e antecipação de recebíveis, permitindo enxergar os meses em períodos de maior ou menor entrada de dinheiro.

Dada a enorme importância desse tipo de controle, listamos a seguir os erros mais comuns que as empresas (principalmente as pequenas) cometem em suas vendas no crédito ou débito.

Os erros mais comuns no recebimento de vendas com cartão

Uma vez compreendida a importância do controle desses recebimentos, é necessário agir. Se o seu sistema de recebimento apresenta algum dos seguintes problemas, comece a solucionar imediatamente.

1. Deixar de realizar a conciliação de cartão

O nome pode assustar aqueles que não são iniciados na matemática financeira, mas o procedimento é bem simples. A conciliação de cartão é a conferência das vendas realizadas no mês advindas dessa forma de pagamento.

Assim, ela deve ser realizada com dois tipos de documentos que registram essas vendas, por exemplo: um arquivo que vem do sistema do cliente com o registro de cada venda e um arquivo que vem do sistema da Adquirente que também demonstre essas mesmas transações (EDI). Adote rotinas para realizar essa conferência. Sugerimos que faça isso diariamente ou a cada semana.

2. Deixar de arquivar corretamente os comprovantes

A sua conciliação de cartões só vai ser possível se fizer também um controle rígido desses comprovantes. Algumas máquinas, como TEF, mantêm esses documentos virtualmente, o que é mais prático. Mas o controle físico (em papel) também servirá de material para comprovar que uma venda aconteceu em caso de inadimplência da Adquirente no repasse da mesma para o estabelecimento.

3. Permitir descontrole na antecipação de recebíveis

As empresas adquirentes dos cartões de crédito e débito permitem aos lojistas ou empresas que vendem produtos ou serviços por meio dos cartões antecipar o valor das vendas por determinado prazo, mediante a cobrança de uma taxa. Essa taxa varia proporcionalmente ao tamanho da antecipação, e o procedimento se chama antecipação de recebíveis.

É uma forma válida (embora cara) de conseguir capital de giro ou realizar investimentos de curto prazo, por exemplo, mas pode ser também uma grande armadilha. Evite a todo custo realizar a antecipação de recebíveis para tapar furos nas suas finanças.

4. Deixar de utilizar o sistema TEF

Existem, hoje, dois tipos principais de sistemas de processamento de vendas de cartão de crédito: o POS (Point of Sale ou ponto de venda) e o TEF (transferência eletrônica de fundos). Por que o sistema TEF é considerado melhor, comparado ao POS? Simples: a sua tecnologia é mais avançada, ele se integra aos sistemas ERP (os softwares de venda da sua empresa) e reduz as chances de erros de registros manuais das vendas no sistema já que isso ocorre de forma automática.

Além do mais, as máquinas do tipo POS dependem de uma interação humana para transpor a venda realizada para o sistema e, nesse sentido, diversos erros podem ocorrer (troca de bandeira, NSU errado, valor errado, etc).

Mesmo com custos mais elevados, o TEF é uma solução bastante procurada pelos lojistas devido as facilidades no controle de recebíveis.

Agora, imagine realizar a conferência manual de tudo o que foi gasto no cartão em duas ou três máquinas diferentes, utilizando planilhas do Excel. Não parece uma enorme perda de tempo?

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5. Deixar de utilizar softwares de gestão financeira

Os famosos ERP (sigla que significa Enterprise Resource Planning ou planejamento dos recursos da empresa) são fundamentais em negócios que pretendem racionalizar suas atividades, criar processos escaláveis e crescer. Isso porque são sistemas que têm como função reunir e organizar todas as informações das empresas. Assim, estoque, informações dos colaboradores e vendas, por exemplo, ficam dispostos em um mesmo lugar.

As vantagens de adquirir um software como esse são inúmeras, mas a principal, para efeito do assunto que tratamos neste artigo, é a conciliação de cartões. As máquinas que utilizam o sistema de captura TEF podem se integrar ao ERP da sua empresa, realizando automaticamente esse tipo de registro.

Assim, a conferência das vendas do seu sistema é conciliada com os registros das adquirentes do cartão de crédito. Posteriormente, é feita também a comparação dos valores depositados pela adquirente com aqueles que eram previstos para recebimento.

Tempo e dinheiro são recursos fundamentais para a sua empresa crescer. Desse modo, toda medida tomada para economizá-los é um passo adiante para o seu negócio. Evite esses cinco erros, e pode ter certeza: você estará no caminho certo!

Neste conteúdo, mencionamos algumas etapas presentes nos recebimentos com cartão de crédito ou débito. Se quiser saber mais sobre esse processo, não deixe de ler o nosso artigo sobre como ocorre o processamento de vendas com cartão.